Giải pháp phần mềm 1C:Quản lý văn bản

Giới thiệu chung

Sản phẩm phần mềm “1C:Quản lý văn bản (ECM)” là sản phẩm phần mềm của Liên bang Nga, đã ứng dụng cho hơn 10 năm tại hàng nghìn doanh nghiệp, tổ chức và các cơ quan nhà nước trong việc tự động hóa công việc quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.

quản lý văn bản (0)

Giải pháp “1C:Quản lý văn bản (ECM)” cho phép:

  • Thiết lập trình tự làm việc của các nhân viên với văn bản, không làm mất phiên bản hoặc chồng chéo các phần việc khi có nhiều người cùng làm việc;
  • Giảm thời gian tìm kiếm thông tin hữu ích và thời gian xử lý văn bản theo bộ;
  • Nâng cao chất lượng của tài liệu hoàn chỉnh (các dự thảo, văn kiện…) nhằm giải quyết số lượng lớn các vấn đề còn đang tranh cãi và sắp xếp lại công việc của người sử dụng.

Giải pháp phần mềm cho phép giải quyết một cách tổng thể bài toán tự động hóa ghi nhận văn bản, phối hợp làm việc giữa các nhân viên, kiểm soát và phân tích kỷ luật thực hiện văn bản.

Các Modul chức năng của phần mềm:

  • Quản lý văn bản đến;
  • Quản lý văn bản đi;
  • Quản lý văn bản nội bộ (hồ sơ);
  • Quản lý dự án;
  • Quản lý quy trình phê duyệt văn bản (hồ sơ), giao việc, mua sắm, ủy quyền;
  • Kiểm soát phiên bản của văn bản;
  • Thống kê các báo cáo văn bản đi, đến, nội bộ, dự án, nhiệm vụ quá hạn và kỷ luật thực hiện của các bộ phận;
  • Quản trị hệ thống, tích hợp AD, Email, chữ ký số và các hệ thống khác;
  • Làm việc với văn bản có kiểu bất kỳ: tài liệu văn phòng, văn bản thuần, hình ảnh, tệp hình và tiếng, tài liệu của hệ thống thiết kế, lưu trữ…;
  • Tìm kiếm toàn văn, khai thác thông tin theo nội dung văn bản;
  • Làm việc tập thể nhiều người với khả năng thống nhất ý kiến, duyệt và kiểm soát việc thực hiện văn bản;
  • Lộ trình hóa văn bản, thiết lập theo mỗi dạng văn bản riêng biệt;
  • Kiểm soát và phân tích kỷ luật thực hiện;
  • Kết nhập tự động văn bản từ hộp thư điện tử và máy quét ảnh;
  • Ghi nhận và kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên;
  • Các chức năng khác như hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi;
  • Chức năng sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu ra file, bakup và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố;
  • Chức năng phục hồi dữ liệu cho phép người sử dụng khôi phục lại dữ liệu đã mất tại thời điểm sao lưu gần nhất.

Việc ghi nhận văn bản được tiến hành theo từng dạng văn bản phù hợp với quy định về quản lý văn bản của doanh nghiệp. Các nguyên tắc ghi nhận văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ được đưa vào chương trình hoàn toàn phù hợp với quy định và tiêu chuẩn của pháp luật Việt Nam;

Giải pháp “1C:Quản lý văn bản (ECM)” hỗ trợ làm việc trong mạng cục bộ hoặc qua mạng Internet có sử dụng Web-browser hoặc Thin-client (Client mỏng), cho phép làm việc mọi lúc mọi nơi;

Ngoài ra, chương trình còn có ứng dụng trên điện thoại di động và máy tính bảng.

Quản lý văn bản và các tiện ích

“1C:Quản lý văn bản (ECM)” cho phép ghi nhận các văn bản chính thức của doanh nghiệp. Các nguyên tắc ghi nhận được đặt trong chương trình phù hợp với quy định hiện hành, thực tế quản lý hồ sơ văn bản trong nước và trên thế giới.

Công việc được tiến hành với ba kiểu văn bản:

quản-lý-văn-bản-1

Mỗi văn bản có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp (ví dụ, hình ảnh, hình Scan của văn bản giấy).

Văn bản đến

Trong chương trình có tính năng ghi nhận văn bản đến từ pháp nhân, cũng như các cá nhân phù hợp với việc quản lý hồ sơ trong thực tế áp dụng tại Việt Nam và trên thế giới.

Sơ đồ thông thường khi xử lý văn bản đến:

quản lý văn bản(2)

Có 2 tình huống:

  • Văn thư tự phân loại được văn bản đến
  • Văn thư không tự phân loại được văn bản đến

Tình huống 1: Văn thư tự phân loại được văn bản đến

Các vai trò xử lý văn bản đến cho tình huống 1

Vai trò văn thư: Khi có văn bản đến từ ngoài vào nếu văn thư hoặc trưởng phòng hành chính tự phân loại được văn bản thì văn thư sẽ chuyển trực tiếp đến các bộ phận phòng ban xử lý hoặc tham khảo.

Vai trò các bộ phận tự xử lý văn bản đến khi được tiếp nhận từ văn thư

Các bộ phận phòng ban nhận được văn bản từ bộ phận văn thư chuyển lên trực tiếp thì trưởng phòng sẽ phân công nhiệm vụ cho cán bộ trong phòng xử lý văn bản theo từng chức năng và nhiệm vụ.

Vai trò văn thư xếp vào hồ sơ để lưu

Bộ phận Văn thư sau khi chuyển văn bản đến cho các bộ phận phòng ban liên quan thì văn thư có nhiệm vụ lưu trữ vào hồ sơ.

 

Tình huống 2: văn thư không tự phân loại được văn bản đến

Các vai trò xử lý văn bản đến cho tình huống 2

Văn thư hoặc lãnh đạo phòng Hành chính không tự phân loại được văn bản đến, cần chuyển lên cấp lãnh đạo (TGĐ) xem xét phê chuyển

Vai trò văn thư tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.

Văn thư tiếp nhận văn bản đến từ ngoài vào, văn thư scan văn bản và tạo quy trình để chuyển lên cấp lãnh đạo xin ý kiến phê chuyển.

Vai trò cấp lãnh đạo (TGĐ) xem xét và cho ý kiến phê chuyển

  • Chuyển cho phòng IT thực hiện chính;
  • Chuyển cho phòng tài chính kế toán phối hợp thực hiện;
  • Chuyển phòng hành chính lưu trữ.

Vai trò của thư ký cấp lãnh đạo

Sau khi văn bản đã được xem xét và có ý kiến phê chuyển chỉ đạo từ phía ban lãnh đạo thì thư ký sẽ ghi nhận các ý kiến vào hệ thống sau đó chuyển trực tiếp đến các bộ phận liên quan hoặc trả lại cho bộ phận văn thư để văn thư chuyển đến các bộ phận liên quan.

Vai trò văn thư xử lý ý kiến chỉ đạo (khuyến nghị)

Nếu có ý kiến chỉ đạo từ thư ký văn phòng TGĐ: chuyển văn bản cho bộ phận a, b, c… thực hiện và tham khảo thì văn thư sẽ chuyển văn bản đến các bộ phận thực hiện và tham khảo.

Nếu có ý kiến chỉ đạo từ thư ký văn phòng TGĐ: lưu vào hồ sơ thì văn thư xếp vào hồ sơ để lưu.

Vai trò của các bộ phận xử lý văn bản đến

Các bộ phận lên kế hoạch thực hiện công việc và tham khảo văn bản khi nhận được từ văn thư hoặc thư ký TGĐ.

Vai trò văn thư xếp vào hồ sơ để lưu

Bộ phận Văn thư lưu văn bản đến vào hồ sơ và kết thúc.

Văn bản đi

Văn bản đi có thể được tạo độc lập hoặc trên cơ sở trả lời văn bản đến. Nhân viên văn thư sẽ thực hiện đánh số văn bản đã đăng ký cho văn bản đi sau khi văn bản được thống nhất và phê duyệt bởi người có trách nhiệm.

Sau khi ghi lại văn bản đi là văn bản trả lời cho văn bản đến thì trong văn bản đến sẽ tự động đặt dấu hiệu Đã gửi trả lời.

Trong chương trình cho phép quản lý các phiên bản của dự thảo văn bản đi sau mỗi lần chỉnh sửa, người sử dụng có thể xem lại các bản chỉnh sửa trước đó; cho phép khôi phục lại được các phiên bản soạn thảo trước đó khi cần

Sơ đồ thông thường khi xử lý văn bản đi:

quản lý văn bản(3)

TS.Trần Thắng

Trang sau

2  3  4  5  6  7  8  9  10