1. Bảo quản và lưu trữ tài liệu số hoá

Cho đến nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Bảo hiềm tài liệu lưu trữ quốc gia đã số hóa được hàng triệu file ảnh số. Chính vì vậy, bên cạnh việc lưu trữ một khôi lượng lớn các phong tài liệu giấy, các Trung tâm còn đang lưu trữ và quản lý lượng lớn tài liệu số hoá(2) do mình sản sinh.

Tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, các file ảnh số hoá tài liệu lưu trữ được lưu theo từng hồ sơ và theo từng phong. Toàn bộ dữ liệu ảnh số hóa sau khi hoàn thiện được lưu trữ trong các máy chủ và được ghi băng từ. Máy chủ được bảo quản tại phòng làm việc trong môi trường nhiệt độ là 25°C + 3°C, độ âm tương đối là 55% + 5%, còn băng tư đượe đưa vào bảo quản cùng với microfilm trong môi trường nhiệt độ tương ứng với môi trường bảo quản microfilm, nhiệt độ là 16 + 2°C; độ ẩm tương đối là 37,5% + 5%.

Tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các file ảnh số hóa tài liệu lưu trữ cũng được lưu theo từng hồ sơ và theo từng phong. Dữ liệu ảnh số hóa hiện cũng được lưu trữ trong các máy chủ, tương lai sẽ được tích hợp vào các phần mềm về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đây, tài liệu số hóa, thay thế cho tài liệu gốc, sẽ thể hiện vai trò tích cực của mình trong việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh những kết quả đạt được nhất định trong việc số hóa tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm như: đã mua sắm được các loại thiết bị số hoá hiện đại, phù hợp với hầu hết các loại hình tài liệu; đã xây dựng được các quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hoá đối với các loại máy khiến cho việc số hoá tại các Trung tâm trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn thì vẫn còn những vấn đề chưa được quy định như:

Thứ nhất, chưa có các tiêu chuẩn cụ thế về chất lượng ảnh số hoá tài liệu lưu trữ. Việc đề ra các tiêu chuẩn về chất lượng ảnh sẽ giúp người kiểm tra có cơ sở hơn trong việc đánh giá, xác định chất lượng ảnh, không bị phụ thuộc quá nhiều vào ý chí chủ quan của người kiểm tra, đồng thời làm tăng thêm tính pháp lý của ảnh số hoá.

Thứ hai, chưa có các quy định, hướng dẫn về bảo quản, lưu trữ và sử dụng tài liệu số hóa. Công nghệ luôn thay đổi, việc backup dữ liệu ảnh số hóa phải được thực hiện định kỳ, cũng như cần bảo quản các vật mang tin tài liệu số hóa trong một môi trường thích hợp.

(2) Tài liệu số hoá trong phạm vi bài viết này là nói đến các file ảnh số hoá tài liệu lưu trữ.

Nếu không có các quy định, tiêu chuẩn hay hướng dẫn rõ ràng, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu số hoá không đúng cách thì có thể đến một lúc nào đó, các tài liệu số hóa đó sẽ không thể nào sử dụng được.

Thứ ba, các phần mềm quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần được bổ sung, hoàn thiện để có thể tích họp với dữ liệu ảnh số hóa, dữ liệu phim bảo hiểm để phục vụ quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả.

Do vậy, để đáp ứng kịp với yêu cầu  thực tế về quản lý tài liệu điện tử nói chung, về tài liệu số hóa nói riêng, các cơ quan quản lý về văn thư lưu trữ cần xây dựng các quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể sao cho phù hợp và hiệu quả./.

<- Trang trước   -> Trang sau

 

Trích nguồn: Thạc sỹ: Phạm Thu Hương