Giải pháp phần mềm Quản lý Hành chính công

Số hoá và lưu trữ điện tử

Trong xã hội ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển, len lỏi vào mọi ngõ ngách của cuộc sống thì tài liệu điện tử được sản sinh ngày một nhiều hơn, thay thế dần cho tài liệu giấy truyền thống. Với loại hình tài liệu này, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… và các cá nhân có thể giao dịch, trao đổi thông tin với nhau ở bất cứ thời gian nào và ở khắp mọi nơi một cách nhanh chóng và tiện lợi trong môi trường internet.

Tài liệu điện tử được sản sinh trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… gồm nhiều dạng: các file điện tử cho các công việc văn phòng (VD: các file có định dạng: .hwp, .doc, .ppt, .xls…), các file ảnh số hóa tài liệu giấy, tài liệu web, tập dữ liệu thông tin quản trị (cơ sở dữ liệu), ảnh số, file ảnh vệ tinh, file nghe nhìn dạng số, file hình ảnh động và đa phương tiện, hình ảnh và đồ thị 3D.. .(1)

Thấy được những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại như vậy nên gắn với việc bảo quản và khai thác giá trị của tài liệu lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ở nước ta đã ứng dụng công nghệ số hóa để số hóa tài liệu lưu trữ (trên nền giấy) hướng đến hai mục đích: thứ nhất, tạo ra các file ảnh số nhằm mục đích ghi microfilm bảo hiểm để bảo quản lâu dài; thứ hai, tạo ra file ảnh số nhằm mục đích phục vụ khai thác sử dụng trên môi trường mạng, đáp ứng yêu cầu  của người sử dụng một cách nhanh chóng, thuận tiện, một lúc có thể phục vụ được nhiều người, mặt khác hạn chế được việc sử dụng tài liệu gốc, gây hư hại cho tài liệu gốc.

(1) Theo tập bài giảng của Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc ngày 24/4/2014 về Các tiêu chuẩn và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trong đó đề cập đến định nghĩa tài liệu điện tử và các loại tài liệu điện tử. Cụ thể, theo Luật Quản lý tài liệu của Hàn Quốc, “tài liệu điện tử” được định nghĩa là “các vật liệu thông tin được gửi, được nhận hoặc được lưu giữ dưới dạng điện tử bởi một thiết bị xử lý thông tin”. Theo định nghĩa này có nhiều dạng tài liệu điện tử do các cơ quan sản sinh, trong đó các file ảnh số hóa tài liệu giấy cũng được coi là một dạng của tài liệu điện tử.

Cho đến nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đã số hóa được hàng triệu trang tài liệu lưu trữ của nhiều phông lưu trữ như: phông Toàn quyền Đông Dương, phông Hạm đội Đông Dương, phông Sở Thú y Bắc Kỳ, phông Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, phông Quốc hội, phông Bộ Nông lâm, phông ủy ban KHHC miền nam trung bộ, phông Phủ Thủ tướng, phông Bộ Vật tư, phông Ủy Ban KCHC Nam Bộ, phông Hệ thống Công trình Tải điện 500KV Bắc Nam, phông Thống sứ Bắc Kỳ, phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước…, tạo ra hàng triệu file ảnh số, phục vụ cho hai mục đích trên.

  1. Công nghệ số hoá, ưu và nhược điểm của công nghệ số hoá

Số hoá là quá trình tái tạo lại một đối tượng (Vd: một bức ảnh, một văn bản, một trang sách/báo/tạp chí) dưới dạng ảnh nhị phân, ảnh nhị phân này có thể được điều chỉnh, lưu giữ, chuyển đổi, hiển thị khi sử dụng các thiết bị xử lý thông tin (VD : máy tính, máy ảnh số… ).

Với cách đó, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liêu lưu trữ quốc gia đã sử dụng các thiết bị-số hóa tái tạo lại toàn bộ hình ảnh và nội dung thông tin của các trang tài liệu giấy dưới dạng các file ảnh số. Tổng hợp kinh nghiệm và nghiên cứu của nhiều nước trên thế giới, công nghệ số hoá có những ưu điểm và nhược điểm nhất định sau đây:

Về ưu điểm, số hoá có khả năng tăng cường và khôi phục hình ảnh tốt, cho phép xử lý hình ảnh đầu vào đạt một yêu cầu  nhất định, ví dụ: phóng to, thu nhỏ, làm tăng độ nét của những nét chữ trong các văn bản mờ hoặc nhoè, làm cho các hình ảnh được sắc nét hơn…; số hoá dễ nhân bản và chất lượng hình ảnh không bị giảm đi sau mỗi lần nhân sao; việc lưu giữ dưới định dạng ảnh số làm giảm diện tích lưu giữ và bảo quản tài liệu giấy và làm tăng tốc độ truy cập, với thiết bị hỗ trợ (như mảy vi tính) cho phép việc tra tìm, tổng hợp thông tin nhanh hơn, cùng lúc có thể phục vụ cho nhiều đối tượng khai thác; đây cũng là một hình thức gián tiếp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu gốc, tránh mang tài liệu gốc ra phục vụ khai thác, sử dụng trực tiếp, gây hư hại cho tài liệu gốc.

Về nhược điểm, đây là công nghệ tương đối mới mẻ, chưa được thực tế kiểm nghiệm nhiều; ảnh số hoá dễ bị sao chép, chỉnh sửa nên không dễ được chấp nhận là mang tính hợp pháp thay thế cho bản gốc; việc lưu giữ ảnh số không được coi là mang tính lưu trữ vì nó yêu cầu  phải được kiểm tra liên tục và phải được ghi lại theo định kỳ; các thiết bị hỗ trợ (như phần cứng, phần mềm) dễ trở nên lỗi thời; vật mang tin số hoá không có tuổi thọ lâu bền (VD: đĩa quang CD-ROM có tuổi thọ khoảng 5 năm, đĩa DVD có tuổi thọ khoảng 8 năm, ổ cứng HDD có tuổi thọ khoảng 10 năm… Tuổi thọ thực tế của các vật mang tin này có thể còn ngắn hơn vì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: chủng loại, chất lượng sản xuất, điều kiện bảo quản và cách thức sử dụng).

Dù có những nhược điểm như trên song với những ưu điểm nổi trội, công nghệ số hóa vẫn được lựa chọn ứng dụng vào số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ta. Trong quá trình thực hiện, để hạn chế các nhược điểm cũng như phát huy các ưu điếm của công nghệ số hóa, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành các văn bản quy định, về các vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.

  1. Thiết bị số hoá tài liệu lưu trữ

Việc lựa chọn thiết bị phù hợp để số hoá tài liệu lưu trữ là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công cho một dự án số hoá. Khi lựa chọn thiết bị số hoá, cần lưu ý đến loại hình, đặc điểm của tài liệu được số hoá, mục đích số hoá, yêu cầu về chất lượng số hoá, chủng loại máy, kinh phí, nhà cung cấp, dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng máy…

Hiện nay, ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang sử dụng máy quét chuyên dụng Kodak i1220 và Kodak i2600 của Mỹ, kèm theo bàn quét khổ A3 (Flat bed): có thể số hoá tàl liệu từ A3 trở xuống. Đầu quét cuộn cho phép quét tài liệu chất lượng tốt với tốc độ cao. Với tài liệu chất lượng kém, sử dụng bàn quét (flat bed) để đặt và quét liệu. Máy có thể số hoá tài liệu ở 3 chế độ: màu (24 bit), greyscale (8 bit) và đen trắng (1 bit). Máy thích hơp số hóa tài liệu rời lẻ, khổ nhỏ dưới A3, không số hóa được sách hay-các tài liệu đóng quyển.

Riêng ở Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, ngoài sử dụng hai loại máy trên, Trung tâm còn sử dụng thêm các thiết bị số hoá sau:

  • Máy chụp-quét lưỡng hệ Zeustchel OMNIA OK300 Hybrid System của Đức: Đây là một trong những hệ thống máy chụp-quét lưỡng hệ tương đối hiện đại hiện nay, có thể thực hiện 3 chế độ: chụp phim, số hoá và vừa chụp phim vừa số hoá tài liệu. Máy có thể số hoá tài liệu ở dạng đóng quyển hoặc tờ rời lẻ từ khổ nhỏ đến khổ A0 nhờ thiết kế bàn chụp đặc biệt khổ A0, có thể nâng lên hạ xuống tự động. Tuy nhiên máy chỉ có thể số hoá tài liệu ở hai chế độ greyscale (8 bit) và đen trắng (1 bit), không có chế độ màu.

–    Máy quét Zeustchel OS 14000 của Đức: Loại máy quét này thích hợp quét các tài liệu khổ lớn từ A3 lên đến AO. Máy có thể quét được tài liệu rời lẻ và tài liệu đóng quyển nhờ có bàn quét được thiết ké đặc biệt để đặt tài liệu giống như máy lưỡng hệ. Đầu máy quét khi nhận lệnh sẽ tự động chuyển động ra vào để quét toàn bộ khu vực chứa tài liệu. Máy có khả năng số hoá tài liệu ở các chế độ: màu (24 bit), greyscale (8 bit) và đen trắng (1 bit) giống như máy Kodak i1220 và i2600.

  1. Quy trình, hướng dẫn số hoá tài liệu lưu trữ

Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Bảo hiếm tài liệu lưu trữ quốc gia đang thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ dựa vào các văn bản sau:

  • Quy trình và Hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng bằng máy chụp-quét lưỡng hệ ban hành kèm theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 07 tháng 3 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Quy trình và Hướng dẫn này dành cho việc số hóa tài liệu bằng máy chụp-quét lưỡng hệ Zeustchel OMNIA OK300 Hybrid System).
  • Quy trình và Hướng dẫn thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để lập bản sao bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng ban hành kèm theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Quy trình và Hướng dẫn này dành cho việc số hoá tài liệu băng máy quét chuyên dụng Kodak i1220 và Kodak i2600).
  • Quy trình và Hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng bằng máy quét Zeustchel OS 14000 ban hành kèm theo Quyết định 178/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày 27 tháng 8 năm 2014.
  • Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Hướng dẫn này quy định về chế độ số hóa tài liệu lưu trữ và cách đặt tên file ảnh số hoá tài liệu lưu trữ.

Nội dung cơ bản của các quy trình và hựớng dẫn thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ bao gồm:

  • Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu.
  • Chuẩn bị tài liệu (nhận tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu, xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt).
  • Thực hiện số hoá tài liệu (nhận tài liệu; kiểm tra nguồn điện, bật thiết bị lưu điện, khởi động máy quét, máy vi tính, vệ sinh máy; kiểm tra khả năng quét của máy; thực hiện số hoá tài liệu và lưu file ảnh).
  • Chuyển các file ảnh từ máy trạm về máy chủ.
  • Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh quét; quét và kiểm tra lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có).
  • Loại bỏ các file ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong đữ liệu ảnh màu và đặt tên file ảnh.
  • Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng.
  • Lập danh mục thống kê sổ lượng file ảnh theo hồ sơ.
  • Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu.
  • Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
  • Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản.
  • Lập hồ sơ về việc số hoá phong/khối tài liệu.

 

Quy định về chế độ số hóa:

  • Đối với các ảnh số phục vụ cho mục đích ghi microfilm bảo hiểm: được số hoá ở chế độ đen trắng (đối với máy Kodak i1220 và i2600), chế độ greyscale (đối với máy Zeustchel OS 14000), tỷ lệ quét là 100%, độ phân giải tối thiểu là 300dpi, định dạng

Đối với các ảnh số phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng: được số hoá ở chế độ greyscale (đối với máy lưỡng hệ), chế độ màu đối với các loại máy còn lại, tỷ lệ quét là 25% – 100%, độ phân giải tối thiểu là 100dpi, định dạng jpeg.